OVĚŘENÍ VEŘEJNÝCH LISTIN II.

OVĚŘENÍ VEŘEJNÝCH LISTIN II.
29. ledna 2018 / Tetras Translations

V předchozím článku jsme se věnovali osvědčení Apostille, které nahrazuje zdlouhavý a finančně náročný proces vícestupňového ověření veřejných listin. Stejný cíl však mají i úmluvy ICCS a bilaterální dohody mezi jednotlivými státy. Společně se detailněji podíváme i na konzulární ověření. Nápomocné vám budou i naše rady, jak se připravit na proces legalizace a superlegalizace.

1. Úmluvy mezivládní organizace ICCS

Cílem Mezinárodní komise pro občanský stav je zjednodušit spolupráci v rámci řešení písemností týkajících se rodinného stavu. Úmluvy podporují výměnu informací mezi jednotlivými matričními úřady vytvořením standardizovaných formulářů. Jsou vícejazyčné nebo kódované a uznané v plné právní hodnotě bez překladu či legalizace na území kteréhokoli smluvního státu. Aktuálně byla jejími členy podepsána Úmluva ICCS č. 34 o vydávání vícejazyčných a kódovaných výpisů ze zápisů o osobním stavu a vícejazyčných kódovaných osvědčení
o osobním stavu. Aktualizovaný seznam zemí, v nichž úmluvy mezivládní organizace platí, najdeme na www.ciec1.org.

Úmluva ICCS č. 16 o vydávání vícejazyčných výpisů ze zápisů o osobním stavu

Úmluva platí vzájemně pro následující země: Belgie, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Černá Hora, Estonsko, Francie, Nizozemsko (evropské území), Chorvatsko, Kapverdy, Litva, Lucembursko, Makedonie, Moldavsko, Německo, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Slovinsko, Srbsko, Španělsko, Švýcarsko, Itálie, Turecko.

2. Dvoustranné smlouvy o právní pomoci

Státy mezi sebou uzavírají i tzv. bilaterální smlouvy o právní pomoci. Dohodnou se na speciálních podmínkách a požadavcích týkajících se veřejných listin a legalizace. Seznam zemí, mezi nimiž jsou uzavřeny, je přístupný online. Ne všechny z nich se musí nutně týkat legalizace dokumentů a ne všechny musí být vzájemné. Jako příklad uvádíme bilaterální smlouvu mezi Slovenskem a Itálií, která platí jednostranně. Itálie totiž neuznává slovenské matriční dokumenty a vyžaduje ověření formou Apostille. Na druhé straně, italské matriční dokumenty, které plánujete použít na Slovensku, se ověřovat nemusí.

3. Konzulární ověření

Veřejné listiny, které chceme použít v zemi, ke které se nevztahuje ani jedna z výše zmíněných úmluv, podléhají procesu legalizace (prvotní osvědčení) a superlegalizace (vyšší stupeň ověření).

Příklad – konzulární ověření dokumentu vydaného matričním úřadem na Slovensku pro použití v zahraničí
  • Originál slovenského matričního dokumentu, který chce klient použít v zahraničí, vydá příslušný matriční úřad – nesmí být starší než 6 měsíců
  • Příslušný okresní soud osvědčí listinu
  • Veřejnou listinu legalizuje Ministerstvo zahraničních věcí a evropských záležitostí Slovenské republiky
  • Matriční doklad se předloží k překladu soudnímu překladateli
  • Soudního překladatele osvědčí příslušný krajský soud
  • Takto osvědčené doklady se předkládají k dalšímu ověření konzulárnímu odboru MZV SR
  • Po osvědčení Konzulárním odborem se doklady předloží na velvyslanectví země, ve které budou použity

Každá veřejná listina vydána na Slovensku má být osvědčena jako poslední státní institucí na Ministerstvu zahraničních věcí a evropských záležitostí SR = legalizace. Následně je potřeba přeloženou listinu předložit k tzv. superlegalizaci na velvyslanectví státu, kde budete doklad používat. Správní poplatek za každý legalizační úkon je 20 €; úhrada poplatku je možná pouze formou „potvrzení o úhradě správního/soudního poplatku“ (tzv. e-kolek s kódem QR), který je možné zakoupit výhradně na pobočkách Slovenské pošty.

Konzulární ověření dokumentu vydaného v Německu pro použití v zahraničí

Legalizaci v Německu provádí konzulární nebo diplomatická mise země, v níž se má dokument použít. Samotné velvyslanectví si vybírá, jak bude rozhodovat o pravosti dokumentu. Jelikož má Německo více orgánů, které vydávají veřejné listiny, pro konzulární mise jiných států je náročné mít o nich neustálý přehled. Velvyslanectví proto vždy vyžadují prvotní osvědčení dokumentu německým orgánem a někdy i další osvědčení – validaci, která potvrzuje platnost dokumentu.

Systém udělování prvotního osvědčení není v jednotlivých spolkových zemích stejný. Upozorňuje na to i webový portál www.auswaertiges-amt.de, který doporučuje kontaktovat orgán, který listinu vydal. Rovněž nabízí informace ohledně legalizace veřejných listin a zemí, s nimiž se Německo dohodlo na speciálních podmínkách ověřování.

4. Jak postupovat při přípravě dokumentu na překlad?

Každá země má webovou stránku, která uvádí, jak postupovat při vyšším ověřování listin. Nezapomínejme, že dokument je třeba předložit i (soudnímu) překladateli.

Správný výběr soudního překladatele, resp. překladatele „bez razítka“, je důležitý. Kontaktovali jsme matriční úřad v Popradu, který nám potvrdil, že Slovensko vyžaduje, aby byl zahraniční dokument pro použití v SR přeložen soudním překladatelem na našem území. Co se týče ostatních států, doporučujeme kontaktovat úřad v zahraničí a ověřit si, jak postupovat.

V Německu se překlady nepovažují za veřejné listiny. Jejich status nezmění ani razítko soudního překladatele. Předseda příslušného soudu však může překlad osvědčit. Takovým způsobem potvrdí, že překladatel je soudní překladatel nebo „kvalifikovaný“ odborník. Překlad vyhotovený v Německu však nemusí uznat v ostatních zemích. Vše závisí na právních předpisech daného státu.

5. Několik užitečných webových stránek:

Na následujících webových stránkách jsou zveřejněny návody správného přístupu k legalizaci jednotlivých typů dokumentů.

Slovensko

https://www.minedu.sk/apostille-superlegalizacia/

https://www.mzv.sk/cestovanie-a-konzularne-info/doklad-vydany-v-sr-na-pouzitie_v-cudzine

Španělsko

http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Paginas/Legalizaciones.aspx

Německo

http://www.auswaertiges-amt.de/DE/Startseite_node.html

Velká Británie

http://www.legalisationoffice.org.uk/

Spojené státy americké

https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/office-of-authentications.html