Máte v rukou veřejnou listinu, kterou od Vás vyžaduje úřad v zahraničí, a nedokážete se zorientovat v pojmech legalizace, superlegalizace, osvědčení, ověření, Apostille? Nic si z toho nedělejte, připravili jsme stručný přehled mezinárodních úmluv a smluv a několik příkladů, jak postupovat. Začínáme.
Každý stát má vlastní právní předpisy a vlastní postupy při legalizování zahraničních dokumentů nebo dokumentů s potřebou jejich využití v zahraničí. Pokud chceme, aby byly veřejné listiny právně uznány v zahraničí, musí projít vícestupňovým osvědčením. Státy se stále více snaží vytvořit jednotné formuláře matričních dokumentů, uzavřít dohody a smlouvy, aby zdlouhavý a nákladný proces ověřování zjednodušily. Snaha vedla i ke vzniku Haagské úmluvy.
Haagská úmluva
Pokud země, z níž veřejná listina pochází, a země, která listinu vyžaduje, podepsaly Úmluvu o zrušení požadavku vyššího ověřování zahraničních veřejných listin z 5. října 1961, vyžaduje se pouze osvědčení listiny formou Apostille. Aktualizovaný seznam všech 115 zemí najdete na www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Je vhodné si ho důkladně prohlédnout, nachází se v něm několik výjimek. Některé země totiž využily právo vznést námitky proti přistoupení jiné země. Úmluva proto nevstoupila v platnost mezi některými státy, jako například mezi Německem a Libérií nebo mezi Dominikánskou republikou a Rakouskem.
„Apostille je doložka, která potvrzuje hodnověrnost podpisu a funkce osoby, která listinu podepsala, jakož i pravost pečeti nebo razítka na listině. Osvědčení se nevztahuje na obsah dokumentu.“ (www.hcch.net)
Haagská úmluva nahrazuje nákladné formality. Apostille osvědčení by mělo být umístěno přímo na listině nebo na jejím nadstavení (angl. „allonge“). Název Apostille má být vždy ve francouzštině, ale text může být v úředním jazyce země, která osvědčení vydává, a také ve druhém cizím jazyce (soudní překladatel doložku přeloží). „Apostille osvědčení lze vydat i k ověřené kopii veřejné listiny. Úmluva se naopak nevztahuje na listiny vystavené diplomatickými nebo konzulárními úředníky ani na správní listiny bezprostředně se týkající obchodních nebo celních činností.“ (Outline of the Convention). Úmluva se vztahuje na:
- Soudní písemnosti vydané soudními orgány státu nebo justičním pracovníkem včetně listin vydaných veřejným žalobcem, vyšším soudním úředníkem nebo procesním doručovatelem
- Správní listiny
- Notářské písemnosti
- Úřední osvědčení, která se umísťují na listiny podepsané soukromými osobami, jako jsou úřední osvědčení potvrzující registraci listiny nebo skutečnost, že listina existovala v určitém čase; úřední a notářská osvědčení podpisů
Proces osvědčování formou Apostille
Držitel veřejné listiny požádá příslušný orgán o osvědčení originálu nebo notářsky ověřené listiny formou Apostille. Osvědčený dokument se následně předloží soudnímu překladateli, který ho přeloží, podepíše a orazítkuje. Překladatele následně formou Apostille osvědčení ověří příslušný úřad, v němž je překladatel zapsán.
Orgány oprávněné vydávat Apostille
Seznam všech orgánů, které jsou podle úmluvy oprávněny vydávat Apostille, je dostupný, jak jsme již uvedli výše, na www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Obvykle jich má každá země hned několik. Výjimky ale potvrzují pravidlo. V České republice jsou orgány dva – Ministerstvo zahraničních věcí a Ministerstvo spravedlnosti – a ve Velké Británii vydává osvědčení Apostille pro všechny typy veřejných listin jen jeden orgán – The Legalisation Office of the Foreign and Commonwealth Office.
Příklad: postup při osvědčování matričního dokumentu formou Apostille v Čechách
- Originál českého dokumentu, který chce klient použít v zahraničí, vydá příslušný matriční úřad podle místa narození
- Listinu ověří úřad s rozšířenou působností nebo krajský úřad
- Soudní znalec – překladatel vyhotoví úřední překlad přeložením dokumentu s Apostillou
- Příslušný krajský soud ověří registraci soudního překladatele
- Dokument nakonec formou Apostille ověří Ministerstvo spravedlnosti ČR
- Superlegalizace zastupitelským úřadem se dále nevyžaduje
Správní poplatek za vydání doložky Apostille je 100,- Kč a vybírá se formou kolkové známky za ověření jednoho razítka. Překlad veřejné listiny doporučujeme vyhotovit až ve státě, který listinu vyžaduje. Pokud se však z nějakých důvodů musí doklad přeložit v Čechách, je třeba ho poskytnout překladateli, až bude k původnímu dokumentu připojena doložka Apostille. Dokumenty budou právně platné v zemích, které podepsaly Haagskou úmluvu jen poté, co se osvědčí oba dokumenty – originál i překlad.
Postup osvědčování jiných listin je k dispozici na www.mzv.cz Listiny k použití do zemí, které nepodepsaly Haagskou úmluvu, podléhají procesu legalizace a superlegalizace. Tuto formu vyššího ověřování a různé jiné smlouvy mezi státy jsme rozpracovali v následujícím článku s názvem Ověření veřejných listin II.
